用WORD文本框實現小冊子的編排

【明慧網2006年4月2日】我們打印一份真相資料時，通常需要將其打印並裝訂成小冊子樣式，打印時使用A4紙張，而一般裝訂後希望成A5（即A4的一半）大小，這樣便於攜帶、分發和存放，而且看起來漂亮，當然還要編上頁碼，而此時的頁面是交替的，不是順序的，沿中心對折後裝訂，見下圖（一）：

圖（一）8頁a5小冊子示意圖，註﹕陰影文字為反面頁碼，a5紙，相同著色整體為a4紙

由圖可以看到，拿8頁A5小冊子作例，當打印8頁A5小冊子，我們希望打印時在A4紙上由正面到反面分別打印8、1、2、7和3、6、4、5這樣交替的頁（內容也是交替的），我們都知道，平常我們使用word等字處理程序編排頁面時，一般是對文檔分檔（兩欄），但是只能按1、2、3、4、5、6、7、8序號順序排放，按照這樣的排式使用中線方式裝訂後將無法正常閱讀。

這種情況，就連專業的排版軟件Adobe PageMaker 或Freehand、Coreldraw等實現起來都是比較繁瑣的，而且編排和打印時易出錯，再者其頁碼只能手動添加，位置對不准，且十分佔用時間。

其實，大家應該注意到Word中有一個類似專業的排版軟件常有的文本框鏈接功能，這一功能可以將文本內容從一個頁面隨意轉接到其它任一頁面（無論，前面、後面可間隔多少頁），不必順序排放，這一功能將幫助我們實現專業的交替頁面編排，另外輔以Word的VBA自動化功能，實現頁碼的一鍵編排，以上問題即可解決。

下面是具體實現：

1、 首先，做一個帶兩個大小一樣文本框，設紙張為A4紙，將兩個文本框各佔據A4紙張左右各一半（當然離邊要有一定邊距），

2、 選中「控件工具箱」工具欄，點標籤（即label）控件，在頁面上出現了「label01」 標籤，設標簽字體為五號字，透明底色，無邊框，完成後，將此標籤置於文本框正下方，另外一個文本框上方再直接複製一個相同的名稱為「label02」的標籤。完成後，複製該頁面，向後粘貼19個相同頁面（這裏為一共20頁，一是因為文本框鏈接數量好像有限制，為不超過40多個，另外一般20頁A4即40面A5也已經足用）。

3、 現在進行較關鍵的步驟：將頁面上的文本框鏈接起來，注意點取並鏈接的順序就決定了你置入文本後的頁序，我們首先從第一頁的右邊一文本框開始，點取第一頁的右邊一文本框，再右擊一下，顯示快捷單，取「創建文本框鏈接」，圖標將發生改變（呈茶杯形），這時找到第二頁左邊的文本框，點擊之，完成鏈接；繼續點取第二頁左邊的這個文本框按上面的方式右擊顯示快捷單，取「創建文本框鏈接」找到第三頁右邊的文本框，點擊之，完成鏈接，注意這個過程是有規律的，是按單頁為間隔，以左右、右左、左右、右左等為序的，一直到第20頁，開始向上，按照同樣的步驟，以自下而上的順序，將未加入鏈接的文本框進行鏈接，直至第一頁的左邊的文本框鏈接完成。

4、 鏈接文本框測試：點取一個文本框，然後在任一工具欄上右擊，出現自定義工具欄快捷單，點「文本框」，出現「文本框」工具欄，點第一頁右邊的文本框，這是開始點（以後置入文本從這裏開始），再點「文本框」工具欄中的第四個按鈕即「下一文本框」，點其一下即進入下一個與之鏈接的文本框，看是不是按設定的順序直到回到第一頁的左邊文本框，如果成功，則自第一頁右邊的文本框開始置入足夠長度的文本，看此文本是不是按照所要求的鏈接順序編排的，從第一頁到20頁，文本框中內容順序為40、1、2、39、38、3、4、37、36、5、6、35、34、7、8、33、32、9、10、31、30、11、12、29、28、13、14、27、26、15、16、25、24、17、18、23、22、19、20、21.這一步比較關鍵，卻有些難度，你必須細心點，要知道，你只需要做這一次，下次就可直接使用了。

5、 文本框及其鏈接做好後，下一個關鍵問題是就是編頁碼，我們知道，一本小冊子可能的頁數是不定的，可以是4頁A5，或是8頁、16頁、甚至40頁不等，為了兼容各種不同的頁數的小冊子，必須使用變量方式，透過VBA（Word中的宏指令）編程實現，上面在各頁中所放置的「標籤」（共40個，名稱從label01-label40）。其原理是，通過設定你所需的頁數（當然要為4的倍數值，因為一張A4紙正反兩面共放4頁A5），根據輸入的這個頁數值，計算並給出每個標籤上顯示的頁碼值（該頁碼值與文本框內容順序是對應的），計算標籤上顯示的頁碼值方法可以參看所附「書籍排版樣式。doc」文件的VBA部份，這方面精通的可以看看，不太懂的也不影響，該文檔是已完成的排版樣式文檔，直接可以使用，而且操作簡單，提醒你，使用中要將該文檔置為「只讀」，防止改寫，可以連續從用，VBA代碼的關鍵是計算各label的值，並定義A4頁面結束點，即不到40頁A5時，代碼要求不運行到該頁代碼後，否則，計算結果會錯誤，且出現運行錯誤之類問題。該VBA代碼的處理已經比較完善，另外一點要說明，使用時如果你只需要32頁A5，則要將16頁A4後的頁面及文本框刪除，不刪除結果就會使文本進入不需要的頁面上去，比如17頁A4上去，而這頁根本不需要，其刪除方法是點取33頁A5頁面頭部拖至尾部，選中（看不到，但是確實是選中了），點刪除，即可，需要其它頁數時，執行同樣的步驟操作，刪除其它頁數之後的頁面。計算頁碼值開始的操作點是文檔頁面項部的桔紅色彩條，如下圖：

雙擊第一頁頂部的該桔紅色彩條（指針呈箭頭時雙擊有效），出現對話框，輸入實際需要的頁數（A5頁數，且必須為4的倍數頁，不要大於40），點「生成頁碼」按鈕，查看頁面的變化，發揮想像，是不是你所需要的？

去掉實際需要的頁數之外的頁面（前面介紹過方法），最後從第一頁右邊文本框（只有這個文本框是有段落標記的，另為了在打印時不打印文本框的邊框，所以將其邊框置無線條色）置入文本，按「編輯」＞「全選」，將文本框中文本全部選中後調整文本段落和字體大小，使文本正好充滿全部文本框（看文本頭部和尾部，主要是尾部是否已經到了第一頁上的左邊文本框，且該文本框未溢出，即文本尾部內容不缺）。

關於確定小冊子頁數的小技巧：即在普通空白A4文檔中輸入該文本測試一下，格式化後看頁數，這個頁數應該跟做成的小冊子換成A4紙頁數差不多。

另外對於超過40頁A5的冊子，可以簡單的將幾個40頁A5的冊子合訂即可。

以上方法可適合於word97及以上各程式。

附件：書籍排版樣式，為完成品可直接使用：下載書籍排版樣式（38KB）

編者註﹕這種方法還是比較繁瑣，而且不太靈活。建議使用多版打印程序（多版打印程序6.20），或者使用WORD 2002自帶的小冊子排版功能（「用Word 2002打印自己的小冊子」），或者直接使用明慧網提供的PDF文件，這些都不要考慮複雜的頁碼編排問題。